Tên gốc (tiếng nước ngoài): Your ability to focus may be limited to 4 or 5 hours a day. Here’s how to make the most of them.
Tâm trí tôi thường trở nên hơi mơ hồ khi tôi tập trung quá lâu. Vì vậy, để bảo toàn quỹ thời gian tập trung của mình, tôi đã sắp xếp lại cuộc sống, đánh đổi mức lương ổn định với tư cách là một nhà báo đa phương tiện, đưa tin về thế giới công nghệ, rồi thay vào đó bằng sự linh hoạt của một nhà văn tự do viết về sức khỏe thể chất và tinh thần. Làm việc ít hơn, chứ không phải nhiều hơn là châm ngôn để làm việc hiệu quả với tôi.
Tôi thực hiện phần lớn công việc của mình trong vòng 55 phút, lặp lại 4-5 lần như thế trong suốt cả ngày và nghỉ giải lao nửa tiếng khi tâm trí tôi bắt đầu lang thang. Lịch trình này giúp tôi giữ được hiệu quả cao trong công việc. Mặc dù không có nhiều bằng chứng khoa học chứng minh cho điều này, nhưng rất nhiều chuyên gia về năng suất tin rằng chúng ta sẽ hoàn thành công việc tốt nhất trong khoảng bốn hoặc năm tiếng làm việc tập trung mỗi ngày.
Họ đi đến kết luận này một phần là nhờ một nghiên cứu nổi tiếng về đào tạo âm nhạc, của nhà tâm lý học K. Anders Ericsson. Nghiên cứu này đã truyền cảm hứng cho “nguyên tắc 10.000 giờ”. (Nguyên tắc này được phổ biến bởi nhà văn Malcolm Gladwell, nghĩa là phải mất ít nhất 10.000 giờ luyện tập có chủ ý để trở thành chuyên gia về một lĩnh vực nào đó, mặc dù Ericsson đã nói rằng đây là sự đơn giản hóa quá mức.) Vậy 4-5 tiếng tập trung có liên quan gì? Đó là khoảng thời gian mà những sinh viên “giỏi nhất” trong nghiên cứu của Ericsson thường sử dụng.
Theo Alex Soojung-Kim Pang, một nhà văn và nhà tư vấn chuyên về năng suất ở Thung lũng Silicon, lịch trình như vậy không phải là hiếm ở những người thành công. Alice Munro, Charles Darwin và Gabriel García Márquez nằm trong số những người sáng tạo có thói quen tương tự, một chủ đề mà Pang dành hẳn một chương trong cuốn sách xuất bản năm 2016 của ông, “Nghỉ ngơi: Tại sao bạn hoàn thành được nhiều công việc hơn khi làm việc ít hơn”.
Ông ấy nói: “Thay vì làm việc trong nhiều giờ, họ đã tối đa hóa lượng thời gian tập trung sâu mà họ có mỗi ngày, đồng thời thực sự bảo vệ điều đó và sắp xếp thời gian của họ để có thể dành khoảng 4 hoặc 4 tiếng rưỡi để thực sự tập trung sâu trong công việc.”
Mặc dù không có nghiên cứu chuyên sâu về làm việc và sự tập trung, nhưng khoảng thời gian tập trung kéo dài từ 4 đến 5 giờ nghe có vẻ phù hợp - theo Kalina Michalska, nhà thần kinh học phát triển và trợ lý giáo sư tại Khoa Tâm lý học tại Đại học California ở Riverside nhận định. Tuy nhiên, cô ấy không áp dụng con số này với mọi người. Cô nói rằng mỗi cá nhân sẽ có những khác biệt “trong mạng lưới chú ý và nhịp sinh học”.
Cũng có những khác biệt trong cách chúng ta quản lý cảm xúc của mình, điều mà hầu hết người lao động phải đối mặt trong đại dịch vi-rút Corona. Borna Bonakdarpour, nhà thần kinh học hành vi và trợ lý giáo sư thần kinh học tại Trường Y khoa Feinberg thuộc Đại học Northwestern ở Chicago, cho biết: “Tất cả chúng ta đã phải chịu rất nhiều căng thẳng và lo lắng trong năm vừa qua. Bản thân điều đó đã làm ảnh hưởng đến sự tập trung của chúng ta.”
Nếu không kể đến đại dịch, Bonakdarpour cho biết thủ phạm chính đằng sau khả năng tập trung hạn chế của chúng ta là tình trạng quá tải nhận thức và sử dụng năng lượng. Ông nói: “Khi bạn tăng cường trao đổi chất trong não, nó sẽ tạo ra các sản phẩm phụ cần được loại bỏ và làm sạch. Bộ não cần được nghỉ ngơi.” Theo một nghiên cứu của Bonakdarpour, đã chỉ ra rằng cứ sau hai giờ làm việc tập trung, bạn cần khoảng 20 đến 30 phút giải lao.
Bonakdarpour bổ sung: Tất nhiên, một số công việc chúng ta làm không đòi hỏi 100% sự tập trung. “Đó là lý do tại sao bạn có thể hoàn thành nó ngay cả ở trạng thái mệt mỏi”- ông nói. “Nhưng nhìn chung, bộ não của bạn đang hoạt động ở cấp độ thấp hơn.” Các nghiên cứu cho thấy rằng khi sự tập trung của chúng ta trượt dốc, chúng ta sẽ ít có động lực hơn, mắc nhiều sai lầm hơn và dễ bị phân tâm hơn.
Sự thật này được công nhận trong một số ngành nghề mà sự mất tập trung có thể đe dọa đến tính mạng. Ví dụ, các kiểm soát viên không lưu chỉ quản lý lưu lượng trực tiếp trong trung bình khoảng 4 giờ trong ca làm việc 8 tiếng của họ, theo Cục Hàng không Liên bang Mỹ.
Nhưng hầu hết chúng ta không phải là người kiểm soát không lưu làm việc với những ông chủ hiểu rõ giới hạn của khả năng tập trung. Nếu chúng ta chỉ có bốn hoặc năm giờ tập trung cao độ trong một ngày làm việc bình thường, làm thế nào chúng ta có thể tối ưu hóa chúng? Dưới đây là một số lời khuyên từ các chuyên gia của chúng tôi.
Làm việc gián đoạn để cho bộ não của bạn được nghỉ ngơi. Lần đầu tiên Michalska thử phương pháp Pomodoro: Bạn làm việc trong 25 phút, sau đó nghỉ từ 3 đến 5 phút. Sau bốn lần như thế, bạn nghỉ nửa tiếng. Nhưng cô thấy mình tập trung vào đồng hồ hơn là công việc. Cuối cùng cô ấy thích ứng với một khoảng thời gian dài hơn. “Tôi cố gắng làm trong 45 phút rồi nghỉ giải lao.”
Nguồn: Freepik
Lên lịch nghỉ giải lao của bạn. Michalska nghỉ ngơi năm phút sau mỗi lần tập trung làm việc, và để dành khoảng nghỉ dài cho bữa trưa của cô ấy. Cô ấy khuyên bạn nên lên lịch cho tuần làm việc của mình với thời gian nghỉ ngơi đầu tiên. “Tôi sẽ thêm những khoảng nghỉ vào trước” - cô nói. “Hãy cho bản thân khoảng thời gian chết (thời gian không nghĩ gì cả), ăn trưa, giải lao. Nếu không, bạn sẽ không bao giờ thực hiện được kế hoạch đã đề ra.”
Trong lịch trình của mình, cô ấy cũng dành một khoảng trống nhỏ để chuyển đổi giữa các đầu việc, bao gồm viết lách, nghiên cứu, giảng dạy và gặp gỡ sinh viên. Cô ấy nói rằng những khoảng nghỉ này thoạt đầu cảm thấy “sai sai”, nhưng chúng giúp cô ấy giữ đúng tiến độ công việc. Cô ấy nói rằng: “Bạn cần một chút thời gian để thay đổi giữa các đầu việc, như là đi lấy nước, đi dạo, trả lời thư điện tử, nhận cuộc gọi từ một ai đó”. “Tôi sẽ bị tụt lại phía sau khi có điều gì đó bất ngờ xảy ra nếu tôi không dành một chút thời gian nghỉ ngơi ở giữa.”
Mặc dù thời gian nghỉ giải lao có vẻ giống như một rào cản, nhưng bạn sẽ ngạc nhiên về những gì sẽ xảy ra khi bạn dành một chút không gian cho những suy nghĩ của mình. Pang nói: “Trí óc sáng tạo hoặc tiềm thức của bạn không ngừng hoạt động khi bạn đang xếp hàng chờ mua cà phê hoặc khi bạn đang đi dạo quanh khu phố. Điều này có thể dẫn đến “những ý tưởng bất chợt mà tất cả chúng ta đều từng trải qua.”
Tránh làm việc trong “thời gian chết” của bạn. Bonakdarpour đi dạo trong giờ nghỉ giải lao, vì hoạt động thể chất giúp tăng lưu lượng máu và chức năng não. Nhưng một cuộc trò chuyện với một đồng nghiệp cũng có thể hữu ích, ông nói. Chỉ cần đảm bảo rằng bạn điều bạn đang nói không liên quan đến công việc.
Nghỉ ngơi nhiều hơn khi bạn làm việc quá sức. Tất cả chúng ta đều có những ngày hoặc những tuần lễ chồng chất deadline. Nhưng sự tập trung của bạn không bị ảnh hưởng nếu thỉnh thoảng bạn làm việc quá sức. Trên thực tế, những cuộc khủng hoảng deadline có thể làm bạn tập trung hơn và giúp bạn làm việc nhanh hơn.
Bonakdarpour nói: “Một chút lo lắng tích cực như “tôi phải hoàn thành việc này trước thời điểm này” có thể tăng cường chức năng và hiệu suất của não bộ. “Nhưng vấn đề là, nó cần năng lượng. Ngày hôm sau, bạn có thể cảm thấy mệt mỏi. Do đó bạn cần cân nhắc về điều đó và lên kế hoạch cho nó.”
Tìm ra thời gian sáng tạo nhất của bạn và bảo vệ nó. Bạn có thể có một khoảng thời gian nhất định trong ngày khi bạn làm việc hiệu quả nhất. Nếu có thể, hãy nói với sếp và đồng nghiệp của bạn rằng bạn sẽ dành những giờ đó để tập trung làm việc và bạn sẽ làm các công việc khác ngoài thời gian đó. “Tôi làm việc đặc biệt không hiệu quả trong khoảng từ 1 giờ đến 3 giờ chiều” Michalska nói. “Vì vậy, tôi chỉ lên lịch cho tất cả các email của mình vào thời điểm đó, khi tôi không phải suy nghĩ nhiều.”
Theo dõi năng suất của bạn. Bạn có thể nghĩ về thời gian tập trung của mình giống như một kế hoạch tài chính, nghĩa là bạn nên tạo một danh sách chi tiết về cách bạn sử dụng nó. Michalska nói: “Cứ sau 15 phút, hãy ghi lại những gì bạn đang thực sự làm. Cô ấy nói, ban đầu điều này có thể tẻ nhạt, nhưng nó sẽ cho bạn biết tần suất bạn làm một bữa ăn nhẹ hoặc lướt mạng xã hội trong khi bạn nghĩ rằng mình đang làm việc.
Hãy chống lại sự gián đoạn. Những ngày làm việc hiệu quả nhất của tôi là khi tôi cảm thấy công việc dễ dàng đến mức tôi lướt qua những giờ nghỉ giải lao vì tôi không cảm thấy cần chúng. Trạng thái “dòng chảy” này là một thuật ngữ do nhà tâm lý học người Hungary Mihaly Csikszentmihalyi đặt ra - là khi “bạn cảm thấy đạt đến giới hạn khả năng của mình nhưng không vượt quá khả năng của mình” Pang nói.
Nguồn: Unsplash
Để tạo ra một không gian giống với một dòng chảy hơn, hãy hạn chế những điều khiến bạn mất tập trung. Nghiên cứu phát hiện ra rằng có thể mất từ 30 giây đến 60 giây để tập trung lại vào một đầu việc khi sự chú ý của bạn bị chuyển hướng sang một việc khác. Tôi cài đặt thời gian “không làm phiền” trên các thiết bị của mình. Tôi không nhận được thông báo về email, tin nhắn văn bản hoặc tiêu đề tin tức.
Kiểu ngắt kết nối này dường như là bất khả thi trong môi trường làm việc. Nhưng ngày càng có nhiều công ty thiết kế lại thời gian làm việc của họ để nhân viên có thể nghỉ ngơi thêm vài giờ mỗi tuần, Pang nói. “Họ sắp xếp thời gian để mọi người có thể mặc kệ cả thế giới, không giao tiếp với xung quanh, ngó lơ tin trên kênh Slack, không trả lời điện thoại và chỉ tập trung vào những công việc quan trọng nhất của họ.”
Ông nói đó là một sự thay đổi đơn giản, nhưng nó có tác dụng lâu dài trong việc thúc đẩy năng suất và sức khỏe của người lao động. “Có rất nhiều người đã nhận ra rằng có thể thay đổi cách làm việc”, “thay đổi vì những điều tốt hơn.”
Link bài viết gốc: https://www.washingtonpost.com/lifestyle/wellness/productivity-focus-work-tips/2021/05/31/07453934-bfd0-11eb-b26e-53663e6be6ff_story.html
___________________________________________
Bài viết này được chọn lọc, biên dịch,
thiết kế và biên tập bởi một Nhóm IPLer của
Học bổng Lãnh đạo Khai phóng IPL Khóa 7
Đinh Nguyễn Nhã Thanh
Lâm Trọng Kha
Hồ Tấn Hùng
Nguyễn Thị Kim Thương
Võ Thị Yến Nhi
Hoàng Mạnh Cường
Đinh Thị Nho
và sự hỗ trợ của Cộng tác viên Nguyễn An Nguyên
