Tên bài viết gốc (tiếng nước ngoài): How to make smart decisions quickly in uncertain times

Để có những quyết định đúng đắn, nhanh chóng là một thách thức trong bất kỳ hoàn cảnh nào. Đặc biệt trong thời kỳ khủng hoảng đi kèm nhiều sự không chắc chắn, các tổ chức thường phải đối mặt với một khối lượng lớn các quyết định không quen thuộc và có tính rủi ro cao.

Cách tiếp cận điển hình là trì hoãn những quyết định có tính chất “đặc cược lớn” để chờ thêm thông tin. Tuy nhiên, chúng đồng nghĩa với việc ta sẽ bị chậm trễ và không theo kịp với những gì diễn ra. Trên thực tế, bản thân việc “chờ đợi để quyết định” cũng đã là “một quyết định”.

Vì vậy, trong những thời điểm không chắc chắn, bạn có thể tham khảo năm nguyên tắc sau, để đảm bảo quyết định được đưa ra nhanh chóng và táo bạo:

  1. Hít thở

Tạm dừng và hít một hơi. Theo nghiên cứu của Vincent P. Ferrera, Jack Grinband và Tobias Teichert, hành động tạm dừng đơn giản này, thậm chí chỉ trong 50 đến 100 mili giây, cho phép não bộ tập trung vào thông tin phù hợp nhất.

Trong một cuộc khủng hoảng, việc dành một chút thời gian để lùi lại, kiểm điểm, dự đoán và sắp xếp thứ tự ưu tiên có vẻ là phản trực giác, nhưng điều đó là cần thiết. Điều này có thể giúp chúng ta tránh các phản ứng vội vàng dẫn đến những kết quả tồi tệ.

  1. San sẻ với nhiều người hơn

Trong bối cảnh không chắc chắn, các nhà lãnh đạo thường cảm thấy họ cần phải hạn chế quyền hạn và chỉ tập trung vào những người đứng đầu hay một nhóm kín để thảo luận và đưa ra các quyết định lớn. Họ từ chối mô hình phân quyền như thường lệ.

Sẽ hiệu quả hơn khi chúng ta thu hút nhiều bên liên quan và khuyến khích các quan điểm tranh luận khác nhau bằng cách thực hiện các bước sau:

  • Làm rõ các quyết định được đưa ra
  • Xác định một số ít người ra quyết định
  • Xác định ai nên có tiếng nói, bao gồm các bên liên quan và chuyên gia, và những người sẽ thực hiện các quyết định
  • Tạo một diễn đàn để các cuộc tranh luận được nhanh chóng diễn ra. Hãy nêu rõ rằng tất cả mọi người đều có thể góp ý nhưng không phải là lá phiếu

Sau khi các quyết định được đưa ra, hãy nhanh chóng trao đổi với những người thực thi quyết định để làm rõ các hành động cần thực hiện, các mốc thời gian, trách nhiệm giải trình và trả lời bất kỳ câu hỏi nào về kế hoạch tiếp theo.

  1. Thực hiện các quyết định nhỏ quan trọng

Những hành động lặp đi lặp lại hay một số quyết định ban đầu có vẻ không quan trọng nhưng chúng lại mang ý nghĩa chiến lược lớn trong dài hạn. Việc phát hiện chúng có thể không dễ dàng, nhưng các nhà lãnh đạo cần xác định được chúng.

Thực hiện những bước sau để đưa ra những quyết định nhỏ mà quan trọng:

  • Dự đoán nhiều tình huống có thể xảy ra theo thời gian
  • Lập danh sách 5-10 lựa chọn hoặc hành động mà việc xử lý hôm nay có thể tạo ra sự khác biệt sau này
  • Thu hút những người khác giúp xác định các quyết định hoặc hành động nhỏ mà bạn nên giải quyết ngay bây giờ, đôi khi chính họ sẽ là người tạo ra sự khác biệt trong tương lai
  1. Thiết lập một trung tâm kết nối

Khi đưa ra quyết định có tính rủi ro cao, điều quan trọng là phải tập trung sự chú ý vào vấn đề hiện tại. Điều đó có nghĩa là tập trung vào các quyết định chiến lược, thay vì chiến thuật.

Một quyết định chiến lược đi kèm với mức độ không chắc chắn cao, nhiều khả năng sẽ thay đổi mọi thứ, khó đánh giá chi phí và lợi ích, và là kết quả của một số kết quả đồng thời.

Một quyết định chiến thuật đi kèm với một mục tiêu rõ ràng, mức độ không chắc chắn thấp và chi phí cũng như lợi ích tương đối rõ ràng. Các quyết định chiến thuật thường được giao cho những người có thể hành động hiệu quả mà không cần đưa vấn đề lên cấp cao hơn.

Đảm bảo rằng những người phù hợp đưa ra các quyết định mang tính chiến thuật bằng cách thiết lập một trung tâm kết nối: một mạng lưới các nhóm chức năng chéo với các nhiệm vụ rõ ràng, được kết nối bởi một nhóm trung tâm giúp mọi người phối hợp với nhau, đảm bảo sự hợp tác và minh bạch, đồng thời đảm bảo rằng quá trình ra quyết định diễn ra một cách thận trọng và một cách nhanh chóng.

  1. Trao quyền cho các nhà lãnh đạo dựa trên tính cách và khả năng đánh giá

Khi trao quyền cho các nhà lãnh đạo khác, đừng chỉ chọn những người chuyên giải quyết vấn đề. Để tăng khả năng thành công trong những thời điểm không chắc chắn, chúng ta cần xác định những người sở hữu nhiều tố chất trong số những tố chất sau:

  • Đã từng sống qua một cuộc khủng hoảng và thể hiện dũng khí cũng như khả năng phục hồi cá nhân của họ
  • Đưa ra một quyết định khó khăn, trong những hoàn cảnh bất thường và đó là quyết định đúng đắn cần làm
  • Sẵn sàng đưa tin xâú cho cấp trên kể cả khi họ không muốn nghe chúng

Việc đưa ra quyết định trong bối cảnh không chắc chắn không hề dễ dàng. Nhưng với năm nguyên tắc trên, các nhà lãnh đạo có thể nhanh chóng đưa ra quyết định thông minh để dẫn dắt tổ chức của họ vượt qua khủng hoảng.

Nguồn bài viết gốc: https://www.mckinsey.com/capabilities/people-and-organizational-performance/our-insights/the-organization-blog/how-to-make-smart-decisions-quickly-in-uncertain-times

__________________________________________
Bài viết này được chọn lọc, biên dịch,
thiết kế và biên tập bởi một Nhóm IPLer của
Học bổng Lãnh đạo Khai phóng IPL Khóa 7

Trịnh Thanh Hà
Trần Ngọc Hiếu
Nguyễn Thị Kim Lài
Nguyễn Đức Máy
Nguyễn Trọng Nam
Dương Nguyễn Hồng Nhung
Đinh Huỳnh Mai Tú