Chúng ta có xu hướng trải nghiệm một trong hai thái cực sau: rất bận và rảnh rỗi.
Môi trường làm việc ngày nay khiến chúng ta dễ sa đà vào những công việc khẩn cấp nhưng ít quan trọng, rồi bỏ quên những công việc có tính dài hạn. Như trong ngành bất động sản của tôi, người môi giới nào cũng phải trải qua sự xung đột giữa giải quyết những chuyện trước mắt và hoàn thành những mục tiêu lâu dài. Cụ thể hơn, làm sao để một chuyên viên môi giới có thể tổng quát hóa được khối lượng công việc, lộ trình thực hiện chúng và hoàn thành từng bước, trong khi không bị các công việc phải làm thường nhật quấy nhiễu. Nếu bạn không thể hoàn tất hết những mục tiêu lớn, việc kinh doanh của bạn sẽ đi xuống trông thấy, dù ngày nào bạn cũng miệt mài giải quyết những núi “hạn chót” (deadline).
Ngược lại, nếu bạn không tối mặt với các cuộc gọi với khách hàng, công việc sẽ diễn tiến chậm, và khi đó việc duy trì bức tranh lớn (big picture) như trên là hoàn toàn bất khả. Doanh số không tự nhiên sinh ra nếu bạn không thường xuyên gặp gỡ khách hàng. Nhiều nhà môi giới đã lạm dụng điều này và hình thành một niềm tin thái quá: nếu tôi bận rộn thì tôi sẽ có cơ hội đạt được doanh số, những điều ngược lại là không tốt. Ý tưởng đó đã len lỏi qua nhiều thế hệ người làm môi giới bất động sản và vô tình cổ vũ cho mọi người đi theo guồng quay hối hả và hiệu quả thấp.
Để giải quyết bài toán trên, tôi sẽ trình bày lại một số bài học đã đúc kết từ trải nghiệm cá nhân sau hơn 20 năm thăng trầm với nghề môi giới, và chắc chắn, những kinh nghiệm này còn ứng dụng được với nhiều ngành nghề khác nữa.
1. Bắt đầu một ngày với một công cụ quản lý công việc phù hợp.
Tôi biết việc hoàn thành những mục tiêu dài hạn mỗi ngày là điều nói dễ hơn làm, mọi kế hoạch đều tốt cho tới khi nó được thực thi. Vì vậy, việc ý thức sử dụng một bộ công cụ quản lý công việc phù hợp là tất yếu. Riêng tôi thường sử dụng hai công cụ là: “Full Focus Planner” và “BestSelf”. Mỗi sáng, tôi xác định ba việc cần thiết phải hoàn thành trong ngày, ghi chú chúng thật cẩn thận và dành thời gian để xem xét mối tương quan giữa công việc hôm nay với các ngày còn lại trong tuần. Hai công cụ trên cũng giúp tôi tối ưu hóa cuối tuần của mình.
Tôi cá là bạn đã tìm đọc hàng trăm bài viết hướng dẫn hứa hẹn về những lý thuyết sử dụng công cụ quản lý công việc lý tưởng, dù chẳng lý thuyết nào hoàn toàn khớp với thực tế. Đừng hiểu nhầm ý tôi, các ý tưởng có trên mạng hoặc được xuất bản thành sách hiện nay đều rất tốt, đã được kiểm chứng, nhưng bạn phải lưu ý rằng không công cụ nào là toàn năng và có khả năng giải quyết vấn đề của bạn triệt để. Cơ bản là mỗi người chúng ta phù hợp với những điều khác nhau, ví dụ như tôi có thể thức dậy lúc 4 giờ 50 phút sáng mỗi ngày, không đồng nghĩa với tất cả mọi người đều như thế. Bạn cần trải nghiệm và tìm ra đâu là lý thuyết và công cụ quản lý thời gian phù hợp nhất với mình.
2. Tạo ra những khuôn thời gian (time blocking) vững chắc để bảo vệ lịch trình của bạn.
Ngày nay chúng ta không lạ gì với ý tưởng cân bằng giữa làm - sống (work – life balance). Ý tưởng này cho rằng, con người làm để sống, chứ không phải sống để làm, tức là phải tách “làm” ra khỏi “sống”. Vì vậy sẽ thật kì quặc nếu tôi cho rằng công việc (làm) là một phần của sự sống. Nhưng nếu nghĩ rộng ra, bạn bắt buộc phải phải làm việc mỗi ngày, kể cả cuối tuần, điển hình như trong ngành bất động sản như tôi, thì ý tưởng thiết lập những khuôn thời gian có thể giúp ích nhiều.
Khi bắt đầu “khuôn” lịch làm việc, tôi đặt ra những khoảng thời gian cho bản thân, gia đình, đến phòng gym. Từ đó tôi bắt đầu hình thành những khuôn vàng thước ngọc cho một công việc cụ thể, và đồng thời điều này cũng ngăn những việc linh tinh khác mới xuất hiện chiếm lấy tâm trí tôi.
Ý tưởng gốc của khuôn thời gian đơn giản là sự tạo điều kiện cho toàn bộ sự tập trung trong tư tưởng và thời gian cố định lý tưởng nhất trong ngày để hoàn toàn dành vào một việc cụ thể nào đó, thông qua việc “chặn” hết những thứ linh tinh xâm nhập vào lịch trình. Điều này đồng thời bảo vệ những công việc đáng ưu tiên nhất, có ảnh hưởng trong bức tranh lớn (big picture), khỏi bị những việc mới phát sinh chiếm chỗ trong tâm trí.
Ví dụ, khi bạn đang trong “khuôn” thời gian hiện tại để chăm sóc khách hàng, việc trọng yếu phải là: làm sao để phát triển doanh số; những điều còn lại đều kém quan trọng hơn và có thể xử lý sau. Khi tôi “quy định” khuôn thời gian nào đó trên lịch là để liên lạc với những khách hàng cũ, thì khoảng thời gian tôi nên chọn là 3 giờ chiều thay vì 1 giờ chiều.
Điều này sẽ giúp bạn “ưu tiên hóa” mục tiêu, nhưng đồng thời bạn cũng ý thức được những việc gấp hay có thể linh hoạt xử lý sau.
3. Có kế hoạch sẵn cho những ngày “điên rồ” (crazy days).
Cuộc sống đâu lường trước điều gì, và những thứ không thể ngờ sẽ xuất hiện một lúc nào đó. Với tôi, khi một ngày điên rồ ập tới, thì đó là khoảng thời gian để tái tập trung (refocus). Tôi sẽ rời văn phòng chừng 10 phút để ngồi thiền. Khi ấy, tôi không ép uổng ý chí bản thân phải định hướng những suy nghĩ hay ngăn chặn một ý tưởng nào vụt ra. Tôi đơn giản là nhắm mặt lại, tập trung vào hơi thở và cảm nhận điều diệu kỳ sắp sửa diễn ra.
Có cách ngôn thế này: “Bạn nên dành 20 phút thiền định mỗi ngày. Nếu bạn quá bận, hãy dành ra một tiếng đồng hồ để thiền.” Bất kể bạn đang suy tưởng về điều gì, trọng điểm ở đây là bạn phải có thói quen dành thời gian cho “mình”. Bởi khi những thứ không như ý kéo mây đen đến cuộc đời bạn, làm bạn lung lay, thì bạn vẫn không mất sự liên lạc với “mình”.
Thực tế điều này đòi hỏi rất nhiều kỷ luật để hình thành thói quen thiền định, bởi đó là thời gian mà bạn chẳng bận bịu hay có một ý tưởng nào đáng lưu tâm. Nếu bạn có thời gian trống, hãy cắt bỏ hết những ý nghĩ linh tinh và ngồi xuống. Còn nếu bạn, lý tưởng nhất, không có một điều gì lớn để lưu tâm trên lịch trình? Sao không tận hưởng khoảng thời gian “chẳng có gì quan trọng” này!
4. Lưu ý sức khỏe của bạn.
Dù bạn ưu tiên điều gì, hãy luôn nhớ sức khỏe trên hết. Chúng ta đều biết mình cần ăn những thực phẩm dinh dưỡng và thường xuyên rèn luyện thân thể; vấn đề là, không dễ dàng để thực hiện những điều đó trong đời sống hiện nay.
Để giải bài toán này, tôi tìm đến những bài nói chuyện của Dave Asprey – Sáng lập của Bulletproof Radio Podcast, một người chuyên nói về bẻ khóa sinh học cơ thể (biohacking). Điều lý thú nhất tôi tìm được là thường xuyên kiểm tra máu. Việc làm này sẽ giúp bạn theo dõi được các chỉ số thiết yếu của cơ thể như insulin (hormone giúp cân bằng đường trong máu), cholesterol (chất béo trong máu), vitamin (các chất hữu cơ làm lợi cho sự trao đổi chất),v.v.. Các chỉ số này sẽ giúp bạn ý thức được những chỗ hư hại hoặc ít nhất là đang có vấn đề trong cơ thể, bởi ảnh hưởng của những thói quen vô thức tai hại; đồng thời, bạn cũng dễ dàng theo dõi những chuyển biến tích cực từ những thói quen mới đang hình thành.
Tôi cũng thường xuyên đi gặp những chuyên gia về tuổi thọ, đi mát-xa (massage) thường xuyên và tham dự các chương trình trị liệu chỉnh hình xương.
5. Tâm niệm về điều quan trọng nhất
Bạn đừng quên rằng đời sống riêng tư có thể ảnh hướng lớn thế nào đến năng lực làm việc.
Hãy lưu ý chọn một người bạn đời có thể đồng hành và nâng tầm lẫn nhau. Một ví dụ, tôi đề nghị mỗi năm dù có bận rộn đến thế nào, nhất định hai vợ chồng tôi phải đi nghỉ cùng nhau một lần. Vợ tôi thích ý tưởng đó. Những điều nhỏ nhặt như thế làm cuộc sống cả hai trở nên chất lượng hơn. Chúng tôi thực sự được thư giãn khi đi nghỉ.
Đi du lịch là chìa khóa để tách bạn khỏi công việc, tìm lại những cử chỉ tử tế bị phủ lấp bởi bộn bề trách nhiệm; việc rời khỏi nơi sống thân quen cũng giúp bạn mở rộng tầm mắt. Bạn hãy cố gắng “có mặt” trọn vẹn trong từng khoảnh khắc trên chuyến đi, dù nó chỉ đơn giản là cảnh quan thay đổi khi xe bạn vừa rời khỏi địa phận một bang. Tất nhiên, công việc bản chất vẫn sẽ không mời mà đến, nhưng bạn có thể khuôn nó lại cho một thời điểm lý tưởng và phương tiện khả dĩ trong chuyến đi. Ví dụ như tôi có thể trao đổi và giải quyết một số chuyện ở công ty qua email trước khi gia đình tôi thức giấc.
Một điều nữa là hãy lưu ý chọn nơi ở bạn thích. Cá nhân tôi yêu cảnh quan thiên nhiên thanh bình ở Malibu, California. Dù cho, đổi lại là đoạn đường đến sở làm cũng dài hơn rất nhiều, nhưng tôi cảm thấy ổn với điều này. Sự thanh thản đáng để tôi đánh đổi, hơn nữa, tôi có thể chủ động trả lời công việc qua điện thoại khi đang lái xe.
Bạn có thể ưu tiên một chặng đường đi làm ngắn hơn tôi, không sao, hãy chọn nơi ở phù hợp với tiêu chí của bạn. Nhưng nếu bạn có ít lựa chọn hơn vì nhiều lý do, hãy biến hành trình đi làm của mình trở nên thú vị bằng nhiều cách như: sách nói (audiobook), kết nối với một người bạn cũ lâu năm, v.v..
Lời khuyên tổng kết của tôi là bạn hãy dành dụm những điều tử tế mỗi ngày. Bạn có thể trải qua một ngày làm việc tệ hại, không sao vì bạn có thể sửa sai. Chọn một điều tốt để sống mỗi ngày, tích tiểu thành đại, bạn sẽ có một cuộc đời tốt đẹp.
Học bổng Lãnh đạo Khai phóng IPL khóa 5
Thân Tiến Toàn
Nguyễn Văn Hưng
Nguyễn Ngọc Thùy Trâm
Lộc Quỳnh Như
Phan Hoàng Ngân
Lê Quang Minh
Với sự hỗ trợ từ các Cộng tác viên
Võ Tuấn Kiệt
Võ Nam Du
Phạm Kim Hoàng
