Làm Ít Hơn Để Làm Việc Hiệu Quả Hơn

Trong bài viết này, tôi muốn đưa ra một lập luận đơn giản (được hỗ trợ bởi rất nhiều hình ảnh tồi tệ mà tôi đã tạo trong MS Paint): rằng khi nói đến năng suất, mọi thứ có thể không giống như chúng ta nghĩ.

Mọi cuốn sách về năng suất trên hành tinh, từ David Allen đến Benjamin Franklin, đều cho bạn biết ít nhiều điều khá giống nhau: thức dậy vào lúc bình minh ló dạng và uống một chút chất lỏng kích thích, phân chia thời gian làm việc của bạn thành những phần nhỏ được sắp xếp theo sự khẩn cấp và tầm quan trọng, hãy giữ những danh sách và lịch khó, đồng thời lên lịch các cuộc hẹn trước 15 tuần và đến sớm trong mọi việc

Tôi ghét buổi sáng. Bạn biết “thói quen buổi sáng” của tôi thường là gì không? Giật mình và đọc Facebook. Và nếu tôi may mắn, đống rác trên nguồn cấp dữ liệu của tôi sẽ khiến tôi bực mình đến mức tôi sẽ bắt đầu viết mà không hề nhận ra (suy cho cùng, điều gì quan trọng hơn việc chứng minh cho ai đó trên internet rằng họ đã sai?).

Sự thật là, tôi viết một số bài viết hay nhất của mình vào lúc 3 giờ sáng trong khi nghe bài hát “Everytime I Die”. Tôi nghỉ thứ Năm 1 cách ngẫu nhiên. Tôi ghét lịch làm việc và sau khi điều hành công việc kinh doanh trực tuyến của riêng mình trong gần 10 năm, tôi vẫn chưa có lịch làm việc

Đó là những gì hiệu quả với tôi và có thể không phải là những gì hiệu quả với bạn. Vì vậy, tại sao còn bận tâm nói về nó?

 

Tôi tin rằng năng suất là một điều cá nhân. Tất cả chúng ta đều có những bộ não khác nhau và do đó, sở thích, quan điểm và những tình huống mà chúng ta cảm thấy hiệu quả nhất cũng khác nhau. Vì vậy, một vài lần tôi cố gắng tìm hiểu về năng suất trên trang web này, thay vì dừng lại với các ứng dụng mới hoặc các nghi thức buổi sáng, tôi đã tập trung vào việc hiểu tâm lý của chính họ.

Ví dụ: sự trì hoãn gắn liền sâu sắc với sự lo lắng - vì vậy, điều quan trọng là bạn phải phát triển sự hiểu biết về các chứng loạn thần kinh và nỗi sợ hãi của chính mình. Hành động có động lực thúc đẩy nó, và do đó, phát triển các nghi thức cá nhân để quả cầu tuyết của riêng bạn lăn xuống dốc có vẻ quan trọng hơn nhiều so với những gì thực phẩm bổ sung “yerba mate” đem lại, hoặc tấm thảm yoga chết tiệt nào để ngồi và gãi mông vào buổi sáng.

Ngoài việc cho tôi những sợi tóc bạc đầu tiên và khiến tôi thức đêm nhiều hơn tôi muốn đếm, Cuốn “The Subtle Art” đã dạy tôi rất nhiều về bản chất của công việc. Và phần lớn điều đó liên quan đến việc nhận thức của tôi về bản thân tác phẩm đã phát triển như thế nào trong quá trình viết cuốn sách. Đến nỗi tôi muốn dành chút thời gian và viết một bài về bản chất công việc.

Bởi vì, điều này có thể làm bạn ngạc nhiên, nhưng không phải tất cả các công việc đều được tạo ra như nhau.

Các mẹo về năng suất, chẳng hạn như vẽ phong cảnh bằng màu nước, có lẽ không hữu ích cho việc hoàn thành tờ khai thuế của bạn đúng hạn. Hoặc lời khuyên có thể giúp bạn tìm ra cách tổ chức lại nhóm mà bạn quản lý, để thoát khỏi một số nút thắt cổ chai, không giống với lời khuyên sẽ giúp bạn dọn dẹp căn hộ của mình nhanh hơn.

Làm việc như một hàm tuyến tính

Hầu hết chúng ta, trong hầu hết cuộc đời của mình, khái niệm hóa công việc như một hàm tuyến tính. Ý tôi nói về “tuyến tính” là số lượng sản lượng hiệu quả bạn tạo ra tỷ lệ thuận với số giờ bạn đầu tư vào.

 

Vì vậy, làm việc hai giờ sẽ tạo ra kết quả gấp đôi một giờ. Và tám giờ sẽ tạo ra gấp bốn lần so với hai giờ.

Tất cả chúng ta đều trải qua cuộc sống giả định rằng đây là cách mọi thứ hoạt động (phần lớn). Điều này chủ yếu là do công việc ở trường hoạt động khá tuyến tính. Chúng cung cấp cho bạn một loạt nội dung để ghi nhớ và nếu bạn dành hai giờ để ghi nhớ nó, bạn sẽ nhớ gấp đôi so với khi bạn đã dành một giờ.

Sau đó, chúng ta già đi và ngừng ngoáy mũi nơi công cộng và chúng ta chỉ cho rằng phần còn lại của cuộc đời sẽ hoạt động theo cách tương tự.

Nhưng nó không như vậy.

Sự thật là công việc cần nhiều suy nghĩ và trí óc nhất không diễn ra như thế này. Và điều này thực sự không công bằng cho chúng ta. Vì vậy, chúng tôi dành nhiều thời gian để phàn nàn với cha mẹ và viện lý do rằng sếp của chúng ta không đánh giá cao “thiên tài” của chúng ta hoặc bất cứ điều gì.

 

Công việc duy nhất là tuyến tính là những thứ thực sự cơ bản, lặp đi lặp lại. Giống như vận chuyển những kiện cỏ khô. Hoặc đóng gói hộp. Hoặc nhập dữ liệu thực sự đáng ghét trên các bảng tính khổng lồ. Hoặc vận hành lò chiên tại McDonald’s.

Bốn giờ có năng suất gấp đôi hai giờ, hai giờ có năng suất gấp đôi so với một, v.v.

Đáng buồn thay, “công việc như một hàm tuyến tính” là nơi bắt nguồn tất cả tôn giáo “Anh ơi, anh chỉ cần hối hả” trong thế giới khởi nghiệp. Vì theo suy nghĩ của họ, 16 giờ làm việc có năng suất gấp đôi so với 8 giờ, nên kết luận hợp lý là tất cả các bạn chỉ là một lũ lười biếng và bạn nên cho bơ vào cà phê lúc 4 giờ sáng và lập trình cho đến khi nhãn cầu của bạn bị chảy máu. Hối hả, hối hả, hối hả.

Như chúng ta sẽ thấy, có chủ đích và hào nhoáng như “Tôn giáo Hối hả”, nó thường phản tác dụng đối với mọi người. Bởi vì sự thật là hầu hết các loại công việc (đặc biệt là công việc sẽ giúp bạn kiếm được một số tiền trong năm 2017) không tạo ra lợi nhuận tuyến tính, nó tạo ra lợi nhuận giảm dần.

Công việc tạo ra lợi nhuận giảm dần (hoặc thậm chí âm)

Hãy tưởng tượng rằng bạn đi ra ngoài và chạy bộ trong 10 phút. Đây sẽ là một điều lành mạnh để làm.

Bây giờ hãy tưởng tượng bạn đã ra ngoài và chạy trong 20 phút. Nó cũng tốt cho sức khỏe, nhưng nó không nhất thiết phải lành mạnh gấp đôi so với 10 phút.

Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn chạy trong một giờ? Chà, bạn chắc chắn sẽ thúc đẩy bản thân, nhưng rất có thể bạn vẫn thấy hầu hết những lợi ích từ 10 phút tập thể dục đầu tiên đó.

Tập thể dục có hiệu quả giảm dần vì lý do đơn giản là cơ bắp của bạn mệt mỏi. Và khi cơ bắp của bạn mệt mỏi, khả năng được kích thích để phát triển thêm sẽ giảm đi cho đến khi nó ít nhiều không tồn tại. Dành hai giờ trong phòng tập thể dục giúp bạn có được lợi ích ít hoặc không bằng việc dành một giờ. Và dành một giờ chỉ mang lại cho bạn nhiều lợi ích hơn một chút so với dành 45 phút.

Hầu hết công việc là như vậy. Tại sao? Bởi vì, giống như cơ bắp, não của bạn mệt mỏi. Và nếu bạn đang luyện tập trí não của mình bằng cách thực hiện bất kỳ hình thức giải quyết vấn đề hoặc ra quyết định quan trọng nào, thì bạn sẽ bị giới hạn về số lượng bạn có thể hoàn thành hiệu quả trong một ngày.

Vợ tôi từng làm việc trong ngành quảng cáo và cũng giống như nhiều ngành khác, có một thời gian làm việc điên cuồng, đặc biệt là khi một bài thuyết trình lớn hoặc một đề xuất chiến dịch sắp đến hạn. Mọi người thường thức khuya, thường làm việc đến 9 hoặc 10 giờ đêm. Đôi khi cả vào thứ Bảy.

Nhưng cô nhận thấy rằng phần lớn thời gian làm thêm này khá kém hiệu quả. Bốn giờ vào cuối ngày, từ 6 giờ tối đến 10 giờ tối, đóng góp lượng công việc như hai giờ đầu tiên trong ngày. Về cơ bản, mọi người đang làm nô lệ cho những lợi ích cận biên.

Và trong tình huống xấu nhất, mọi người sẽ bắt đầu làm ra công việc tồi tệ hoặc đưa ra quyết định tồi tệ vì họ quá mệt mỏi. Và khi bạn tích lũy đủ công việc tồi tệ và những quyết định tồi tệ, bạn thực sự đã vô tình tạo thêm công việc cho mình. Vì vậy, bạn đi từ làm việc cho lợi nhuận giảm dần sang làm việc cho lợi nhuận âm.

Đồ ngốc, bây giờ hãy xem những gì bạn đã làm.

Điều này xảy ra với tôi khi tôi bắt đầu làm việc trên cuốn “The Subtle Art”. Tôi đã đi chơi với một vài nhà văn khác và chúng tôi sẽ cùng nhau “viết thư” và nói càng nhiều từ càng tốt về con người trong một buổi chiều. Về cơ bản, đó là một cuộc thi “đi tiểu”, nơi chúng tôi sẽ hả hê về số từ của chúng tôi qua đồ uống vào cuối buổi tối hôm đó.

Ngày tốt nhất của tôi là 8.000 từ, tất cả trong tổng số khoảng 6 giờ làm việc.

 

"Chết tiệt!" Tôi nghĩ, "Tôi chỉ tạo ra 32 trang trong một ngày!" Tất cả những gì bạn cần là 10 ngày năng suất như vậy để viết toàn bộ một cuốn sách.

Chỉ có một vấn đề.

Tất cả đều tệ.

Ý tôi là tất cả những thứ đó. Cuối cùng, khi tôi quay lại để chỉnh sửa một vài tuần sau đó, trong số 8.000 từ đó, chỉ có 500 từ có thể sử dụng được.

Vấn đề là tôi đã mất bốn ngày để phân loại tất cả rác, viết lại một vài phần có thể vớt được và đưa ra quyết định xóa những phần tệ.

Đột nhiên, khối óc sáng tạo “khổng lồ” gồm 8.000 từ của tôi đã tạo ra rất nhiều việc bổ sung cho bản thân tôi đến nỗi tôi thà không viết cả ngày hôm đó còn hơn.

Đây là một nhận thức rất lớn đối với tôi. Khi nói đến công việc sáng tạo, không chỉ có lợi nhuận giảm đi, mà ở một thời điểm nhất định, viết nhiều hơn tạo ra lợi nhuận âm. Bởi vì viết xấu không chỉ là xấu — viết xấu tạo ra nhiều công việc hơn cho chính bạn, vì nó đòi hỏi nhiều thời gian hơn để sửa đổi và chỉnh sửa.

 

Tôi đã dành phần lớn thời gian của năm đầu tiên để viết tác phẩm “The subtle art” với tư duy “nhiều hơn = tốt hơn”. Kết quả là, nhìn lại, tôi đã dành ít nhất một nửa số giờ làm việc của mình để sửa chữa những mớ hỗn độn mà tôi đã tạo ra ngay từ đầu.

Cuối cùng, sau nhiều tháng thất vọng, tôi bắt đầu nhận thấy rằng hầu hết các ngày, mọi thứ tôi viết trong 1-2 giờ đầu tiên đều tuyệt vời. Nó cần một chút sửa đổi và thường khá phù hợp với thông điệp mà tôi đang cố gắng đưa ra trong cuốn sách.

Mọi thứ được viết từ 3-4 giờ đã được trộn lẫn. Vào những ngày đẹp trời, tôi sẽ tạo ra một số nội dung hay (mặc dù hầu như không bao giờ tốt bằng hai giờ đầu tiên). Nhưng vào những ngày tồi tệ, hầu hết chúng đều không thể sử dụng được và tôi đang tạo thêm công việc cho mình.

Khá nhiều thứ sau giờ thứ bốn đều tệ. Trước đó, bất kỳ bài viết nào tôi cố gắng viết đều có kết quả âm và kỳ lạ hơn là tôi nên chơi trò chơi điện tử hay gì đó, thay vì cố gắng viết.

Mãi cho đến khi tôi viết được hơn một năm, tôi mới lấy hết can đảm để thử giới hạn việc viết của mình xuống còn hai giờ mỗi ngày. Tôi vẫn còn bị mắc kẹt trong suy nghĩ về lợi nhuận tuyến tính, và tôi đã đầu tư vào mớ hỗn độn khủng khiếp này của bản nháp đầu tiên (125.000 từ, và hầu hết là tệ hại) đến nỗi tôi phát hiện ra rằng 50% “công việc” của năm trước không chỉ vô nghĩa mà còn khiến tôi kém hiệu quả hơn.

Nhưng tôi đã thử nó. Và Chúa ơi, cuốn sách vừa bắn ra khỏi ngón tay tôi giống như sức mạnh của Jedi chưa được khám phá. Tôi viết ra một bản thảo mới của cuốn sách trong vòng hai tháng.

Tôi đoán rằng hầu hết các công việc sáng tạo đều hoạt động trên đường cong lợi nhuận âm. Tôi biết trước đây khi làm công việc thiết kế, tôi đã mày mò về một hình ảnh đến mức tôi thậm chí không thể biết nó có đẹp hay không nữa. Sau đó, tôi sẽ dành nửa đêm để cố gắng làm cho nó "trông ổn", chỉ để thức dậy vào buổi sáng, nhận ra ý tưởng đó tệ ngay từ đầu và tốt hơn hết là tôi nên bắt đầu lại.

Công việc mang tính xã hội cao hoặc đòi hỏi làm việc nhóm nhiều cũng có thể tạo ra lợi nhuận âm. Nếu bạn luôn cần phải đúng thời điểm, thì bất cứ khi nào năng lượng hoặc tâm trạng của bạn giảm sút, bạn có thể thực sự đẩy lùi khách hàng, khiến bạn mất đi lợi nhuận tiềm năng lâu dài. Việc quản lý bằng vi mô đối với nhân viên của bạn không những không làm cho họ làm việc hiệu quả hơn, mà họ sẽ ghét bạn và thậm chí còn ít có động lực để tạo ra kết quả cho bạn trong tương lai.

Điểm đòn bẩy và điểm gãy

Vì vậy, một lần nữa, không phải tất cả các công việc được tạo ra như nhau.

Mỗi doanh nghiệp, công việc hoặc dự án đều có cái mà tôi gọi là điểm đòn bẩy, ngay lập tức khiến mọi thứ bạn làm khác trở nên hiệu quả hơn.

 

Nếu bạn là người quản lý nhóm, bạn có thể tạo ra một số cách thức để giữ tinh thần cao trong nhân viên của mình. Nếu bạn là một lập trình viên, bạn có thể đang tự đào tạo về các loại cơ sở dữ liệu mới. Nếu bạn làm việc trong lĩnh vực bán hàng trực tiếp, điều đó có thể giúp bạn tôn lên vẻ ngoài của mình và học cách hiểu khách hàng ở mức độ cảm xúc.

Khi nói đến nội dung trực tuyến, thương hiệu là điểm đòn bẩy — đó là thứ mà bạn càng nỗ lực và hoàn thiện, nó sẽ càng có tác động cấp số nhân lên mọi thứ khác — doanh số bán hàng sẽ đến dễ dàng hơn, lưu lượng truy cập sẽ tốt hơn, mọi người sẽ nói về bạn và truyền bá nội dung của bạn hiệu quả hơn.

Vì vậy, hoàn thành tốt một số khía cạnh trong công việc của bạn có thể khiến mọi thứ khác trở nên dễ dàng hơn nhiều…

… Hoặc khó hơn nhiều.

Công việc “thực sự” duy nhất của tôi là ở một ngân hàng trong tổng cộng khoảng sáu tuần. Ngân hàng này có một quy trình rất cụ thể cho một kiểu nhập dữ liệu, liên quan đến một phần mềm xưa cũ và một cách nhập dữ liệu hoàn toàn ngược. Nó làm cho toàn bộ quá trình chậm đến tê liệt.

Về cơ bản, ngân hàng đã tạo ra cái mà tôi gọi là điểm gãy - thứ khiến tất cả các công việc khác chậm hơn và khó khăn hơn.

Nhưng ngay sau khi tôi chỉ ra với sếp rằng tất cả công việc này có thể được xử lý bằng một tập lệnh đơn giản và được biên dịch thành một bảng tính, tôi đã được yêu cầu ngồi xuống, im lặng và nhập dữ liệu theo cách tôi được yêu cầu. .

Tôi nghỉ việc sau đó vài tuần.

Lười biếng có chiến lược như một điểm đòn bẩy

Giả sử bạn thích món ăn Ấn Độ. Bạn yêu nó hơn vợ / chồng và con cái của bạn. Bạn yêu thích nó đến nỗi bạn sẽ tắm trong tương ớt xoài nếu bạn có đủ khả năng mua nhiều tương ớt xoài như vậy.

Bây giờ, giả sử bạn đi ra ngoài địa điểm yêu thích của người Ấn Độ. Chúng ta đang nói về yêu cầu từ 4.000 đến 5.000 calo trong một lần ngồi ăn. Giống như Monty Python trong “The meaning of life”.

Bây giờ, hãy tưởng tượng bạn lăn mình ra khỏi nhà hàng, và sau đó một người nào đó đến mời bạn một ít samosas tươi và tương ớt (hoặc có thể là bạc hà mỏng). Bạn sẽ cảm thấy thế nào?

Tất cả chúng ta đều ở trong tình trạng ăn quá nhiều một loại thức ăn mà chúng ta thích, và sau đó chỉ nghĩ đến món ăn đó cho tuần sau khiến chúng ta buồn nôn, và chúng ta đặt câu hỏi về ý nghĩa của sự tồn tại của chính mình.

 

Nhưng sau đó, một tuần, đồ ăn Ấn Độ có vẻ không tệ như vậy. Và sau đó khoảng một hoặc hai tuần nữa, bạn đã chuẩn bị sẵn sàng để quay lại địa điểm Ấn Độ yêu thích của mình và ăn một lần nữa.

Bộ não của bạn hoạt động theo cùng một cách với năng suất.

Hãy xem, giải quyết vấn đề giống như thức ăn cho tâm trí của bạn. Nó làm cho tâm trí của bạn hạnh phúc. Nó làm cho nó quan trọng và xứng đáng, và có khả năng — tất cả những điều liên quan trực tiếp đến hạnh phúc.

Nhưng giải quyết vấn đề với tâm trí của bạn cũng giống như thức ăn với dạ dày của bạn. Nó cần nhiều loại kích thích nhưng quá nhiều sẽ khiến nó bị ốm và mệt mỏi.

Nhưng điều tuyệt vời là thời gian giải trí này — khả năng đánh lạc hướng bộ não của một người khỏi việc giải quyết vấn đề và làm việc, thực sự làm cho bộ não của bạn hiệu quả hơn rất nhiều khi quay lại làm việc.

Tôi biết, tôi biết — điều đó thật điên rồ, nhưng cuối tuần và kỳ nghỉ thực sự tồn tại là có lý do.

Khi tôi bắt đầu công việc kinh doanh của mình vào năm 2008, tôi thực sự là một người nghiện công việc. Tôi đã làm 14-15 giờ mỗi ngày và hiếm khi được nghỉ. Và mặc dù tôi đi du lịch liên tục, nhưng tôi hiếm khi đi “nghỉ mát”. Nó giống như, "này, bãi biển đó trông giống như một nơi thực sự đẹp để kiểm tra email của tôi trong hai giờ tới."

 

Mãi cho đến khi tôi gặp vợ tôi (người đang làm việc theo khung giờ văn phòng ổn định), cô ấy mới đặt chân (vào giày cao gót) của cô ấy xuống và nói: “Này đồ khốn, cất máy tính xách tay đi và dành thời gian với tôi ở bãi biển .”

Tất nhiên, tôi đã rất kinh hoàng. Nó giống như yêu cầu ai đó rời khỏi nhà mà không có cánh tay phải của họ.

"Nhưng còn email của tôi thì sao?" Tôi lắp bắp.

Tôi đã trải qua đêm đầu tiên đó trong tư thế bào thai, run rẩy. Tôi đã mơ thấy trang web của mình bị tấn công và danh tính của tôi bị đánh cắp và tôi không thể làm gì được. Tôi tưởng tượng rằng các máy chủ tự phát bốc cháy cùng với tài khoản ngân hàng của tôi đang bị tiêu hết.

Tất nhiên là đã không có chuyện đó xảy ra.

Trên thực tế, những gì đã xảy ra hoàn toàn trái ngược. Ngồi đó trên bãi biển trong năm ngày, không điện thoại, không máy tính, không thiết bị điện tử - chỉ có tôi và một người phụ nữ tuyệt vời và những suy nghĩ của tôi, tôi bắt đầu nhìn thấy công việc của chính mình rõ ràng hơn tôi từng thấy trước đây. Cứ như thể tôi đã dành 5 năm trời để xoay xở với công việc kinh doanh của mình, xem xét kỹ lưỡng và ám ảnh từng bộ phận và chi tiết, sau đó nhảy lên khinh khí cầu và bay lượn trên cao để tôi có thể nhìn thấy toàn bộ sự việc với nhiều góc nhìn hơn bao giờ hết. 

Và chính trên bãi biển đó, tôi đã nảy ra hai ý tưởng sẽ thay đổi cuộc đời mình.

Đầu tiên là thay đổi trang web này thành markmanson.net (THƯƠNG HIỆU !!! ĐIỂM ĐÒN BẨY !!!). Trong vòng sáu tháng, lượng truy cập tăng gấp 5 lần và thu nhập của tôi tăng gấp 3 lần. Trang web sẽ sớm được hàng triệu người đọc, được chia sẻ ở hơn 100 quốc gia và giúp tôi xuất bản trên một số ấn phẩm uy tín nhất trên thế giới. Và tất cả điều này xảy ra trong khi tôi làm ít giờ hơn tôi đã làm trước đây.

Trong khi tôi đã dành nhiều năm để cố gắng phát triển trang web của mình thông qua sức mạnh ý chí và cam kết thời gian, thì chính bằng cách bỏ qua những gì không hiệu quả, công việc kinh doanh của tôi đã thành công mà không tốn đến nửa thời gian của tôi so với trước đây.

Ý tưởng khác mà tôi có trên bãi biển đó chính là cuốn sách của tôi...